Четыре шага, чтобы забыть о просроченном товаре: система контроля от приемки до списания

Контроль просроченной продукции — это отлаженная механика, запускающаяся не в торговом зале, а на стадии оформления заказа и приёмки груза.

Проблема 1. Поставщики нередко привозят товар, остаточный срок которого составляет менее 70% от общего (точка невозврата).

Проблема 2. Перемещения внутри магазинов при открытии или закрытии смены провоцируют появление продукции с истекающим сроком и последующую просрочку.

Проблема 3. Перенасыщение акционными позициями и разовая отгрузка товара с подходящими к концу сроками.

Проблема 4. Отсутствие ротации продукции на витрине (игнорирование принципа FIFO).

Если выстроить процессы последовательно, долю списаний удаётся сократить до минимума — менее 0,5% от оборота. Ниже представлен пошаговый алгоритм, разбитый на четыре ключевых этапа.

Этап 1. Работа с поставками: входной контроль

Устраняем проблемы 1 и 2. Просрочка нередко оказывается на полке уже на стадии приёмки.

Шаг 1. Проверка сроков при приёмке

Введите жёсткое правило: «Товар с истекшим сроком годности либо с остаточным ресурсом менее ___% от общего периода хранения (для скоропорта — менее 80%) не подлежит приёмке».

Шаг 2. FIFO при закладке на склад

Новую партию запрещено ставить перед старой. Обучите сотрудников действовать так:

1. Изъять старый паллет/коробку.

2. Разместить свежую партию в глубине стеллажа.

3. Старую партию выдвинуть вперёд (на ближний край).

Этап 2. Организация хранения и ротация: FIFO + FEFO

FIFO (первым пришёл — первым ушёл) — основа. Однако для скоропортящихся продуктов важнее принцип FEFO (первым истекает — первым уходит): в реализацию отправляется то, что портится раньше, даже если поступило позже.

Шаг 3. Система цветовых кодов (визуализация)

Если учётная система не отслеживает сроки по каждой единице, используйте физические маркеры:

• Красный стикер — продать сегодня-завтра (уценка или товар на грани истечения).

• Жёлтый стикер — срок заканчивается на текущей неделе.

• Зелёный / без стикера — обычная продукция.

Шаг 4. Правило «Золотой полки»

На витрине покупатель берёт товар с переднего края. Сотрудник, выкладывая продукцию, обязан помнить о FIFO.

Этап 3. Мониторинг и инвентаризация: контроль

Просрочку следует выявлять до её появления, а не после жалобы проверяющих органов. Мы для своих клиентов выстраиваем системную работу ежемесячно или ежеквартально с чётким графиком.

Шаг 5. Ежедневный мониторинг «Стоп-листов» (ТОП-10)

Каждое утро менеджер или администратор распечатывает отчёт из кассовой системы по позициям, у которых срок годности истекает в ближайшие 3–5 дней.

Эти позиции:

• пересчитываются физически;

• выносятся на отдельный стеллаж с уценкой;

• добавляются в «Меню дня» (для кулинарии или кафе) либо предлагаются кассирами.

Этап 4. Работа с остатками и списаниями

Просроченный товар продавать категорически запрещено. Однако необходим регламент, позволяющий минимизировать убытки до наступления этого момента.

Чек-лист ответственности

• Кладовщик / Приёмщик — отвечает за FIFO на складе. Не принимает товар с «горящими» сроками без отдельного согласования.

• Продавец / Мерчандайзер — отвечает за FIFO на полке. Проверяет сроки при выкладке. Немедленно убирает продукцию с истекшим сроком.

• Администратор / Управляющий — ежедневно контролирует отчёт по срокам. Организует уценку. Проводит инвентаризации.

• Директор / Закупщик — управляет поставками. Не заказывает избыточные объёмы при низкой скорости продаж. Договаривается о возвратах.

Автоматизация

Для крупного магазина настоятельно рекомендую внедрить EDI (электронный обмен данными) и WMS (система управления складом). Такое решение самостоятельно подсказывает сотруднику, какую именно паллету или ячейку отгружать в зал в первую очередь по принципу FEFO, практически исключая человеческий фактор.