Инвентаризация на складе. Как правильно провести для эффективной работы ритейла

Инвентаризация на складе нужна для того, чтобы было понятно, какого товара и сколько находится на складе, а сколько в торговой точке. В идеальном мире все должно быть просто: товар приняли, внесли в систему учета, выложили на полки, продали, заказали новый.

В реальности все происходит иначе. Эксперты трейд-маркетингового агентства «Планограмма» рассказывают, как проводится инвентаризация на складе и что это может дать ритейлеру.

Подробнее об инвентаризации

Мы выяснили, как должно быть в идеальном мире. А вот в реальности в магазинах возникает пересортица, недостаток товара либо излишек.
Пересортица – это когда в документе товар/артикул один, а по факту другой.

Она возникает из-за невнимательности сотрудника. Излишки – товара больше, чем указано в учетной записи. Иначе говоря, формально товар продали, но он остался в магазине.

Обратная сторона излишков – недостача. По документам товар есть, а по факту нет. Это случается либо вследствие ошибки, либо вследствие кражи.

Избежать таких перегибов поможет инвентаризация товара. Инвентаризацию можно проводить как на складе, так и в магазине. Инвентаризация на складе бывает нескольких видов. Они зависят от типа товара и требований к его учету. В торговле выделяют несколько видов учета:

- по сериям;
- по видам;
- по уникальным идентификаторам;
- сквозной учет.

Инвентаризация по сериям. Ее проводят для тех товаров, которые можно отследить по партии либо по серийному номеру. Как правило, применяют для тех товаров, у которых ограничен срок годности. Также широко распространена для учета продукции с повышенными требованиями к качеству/безопасности.

Инвентаризация по видам. В данном случае товары дифференцируются по видам и категориям. Чаще всего такой подход к инвентаризации применяют в розничном ритейле. Здесь много товара, который нужно систематизировать по цвету, способу применения, товарной категории и т. п. Это помогает эффективнее учитывать продажи, закупки, анализировать складские остатки.

Учет по уникальным идентификаторам. Этот способ инвентаризации применяется для уникальных или просто очень дорогих товаров. У каждого такого товара имеется свой собственный уникальный идентификационный номер, маркировка либо артикул.

Сквозной учет. Его применяют для того, чтобы отслеживать товар в течение полного цикла: от схода с конвейера производителя до продажи конечному потребителю. При помощи данного вида учета можно получить максимальную информацию о товаре. Такой учет используют для товаров, у которых высокие и строгие стандарты качества, типа электроники, фармацевтики, промышленности и других.

Работа с данными

Современный бизнес просто обязан использовать автоматизированные системы учета. Если учет ведется «по старинке» в бухгалтерских книгах, бизнес столкнется с серьезными проблемами.

У подавляющего большинства ритейлеров установлены автоматизированные системы учета товаров. После инвентаризации все данные вносятся в эту систему. Но только на первый взгляд кажется, что данные собрать просто. На самом деле это тоже трудоемкий процесс. Чтобы все вышло максимально эффективно, сбор данных разбивается на несколько этапов:

- подготовка к учету товаров;
- непосредственно инвентаризация;
- внесение данных в учетную систему;
- итоговый анализ.

Подготовительный этап включает разработку плана инвентаризации, оповещение сотрудников, установку временных рамок проведения. Лучшее время для учета – период низких продаж и невысокой активности покупателей.

Так полезнее для бизнеса: сотрудники не будут отвлекаться, в торговом зале не будет лишней суеты, процесс инвентаризации не повлияет негативно на настроение покупателей.

Инвентаризацию на складе следует проводить при помощи ТСД – специальных терминалов для считывания маркировок и штрих-кодов. Все должно быть оборудовано соответствующим программным обеспечением. Так минимизируются риски ошибок, вмешательства человеческого фактора, путаницы.

Если все процессы ритейлера автоматизированы, данные сразу передаются в учетную систему. Самый современный софт позволяет также автоматически проанализировать полученные данные и работать непосредственно с результатом. Система сама пишет где чего не хватает, где что добавить, улучшить, а где все в порядке.

Инвентаризация на складе играет ключевую роль в оптимизации работы ритейла. Она позволяет выявить пересортицу, излишки или недостачу товаров, что помогает минимизировать потери и повысить точность учета.

Для эффективной инвентаризации используют разные подходы: учет по сериям, видам, уникальным идентификаторам и сквозной. Автоматизация процесса с применением ТСД и специализированного ПО снижает риск ошибок.

Основные этапы включают подготовку, учет, внесение данных в систему и анализ. Проведение инвентаризации в период низкой активности клиентов помогает минимизировать влияние на бизнес.